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Informativa sulla Privacy

REGOLAMENTO PRIVACY DITTA NETIQUETTE

DI DELLA CIANA MARIA ANNA

ai sensi del D.Lgs. 196/2003, novellato col D.Lgs. 101/2018 (Reg. U.E. 2016/679)

Art. 1 – Disposizioni generali.

Il presente regolamento disciplina il trattamento dei dati personali di tutti coloro che interagiscono con la Ditta Netiquette di Della Ciana Maria Anna (di seguito anche solo “la Ditta”), ai sensi e per gli effetti delle disposizioni del Regolamento U.E. 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, e del c.d. Codice della Privacy, D.Lgs. n. 196 del 2003, così come novellato col D.Lgs. n. 101 del 10 Agosto 2018, il quale lo armonizza alla normativa comunitaria sul trattamento dei dati personali.

Le norme contenute nel presente regolamento mirano a garantire la protezione dei dati personali, nel loro trattamento ed archivio, nel rispetto della dignità umana, dei diritti e delle libertà fondamentali della persona.

Si dà atto, inoltre, che per l’interpretazione ed applicazione del presente Regolamento, dovrà farsi riferimento alle linee guida, emanate dal Garante per la Privacy, ”Guida all’applicazione del Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali”nell’ultima versione tempo per tempo vigente.

Art. 2 – Azioni preliminari.

In via preliminare, la Ditta ha provveduto ad una capillare analisi dei rischi per l'integrità dei dati sensibili con i quali venga in contatto ed ha effettuato valutazioni in merito all'impatto della propria attività professionale sulla privacy di tutti i soggetti coinvolti.

Le risultanze di tali analisi e valutazioni sono contenute nell'Allegato I al presente regolamento, rubricato “Valutazione d'impatto per i trattamenti che presentano rischi specifici”, a farne parte integrante e sostanziale.

Nello stesso documento, saranno introdotte anche le direttive per l'attivazione delle procedure di tutela in caso del c.d. “data breach”, cioè violazione dei dati personali contenuti nelle proprie raccolte.

Tali operazioni valutative, inoltre, devono essere ripetute con carattere continuativo e periodico. Il termine prescritto per la ripetizione delle operazioni predette è di giorni n. 180 (centottanta).

Art. 3 – Soggetti Attivi del Trattamento Dati Sensibili.

Per la gestione della privacy policy di questa Ditta, si evidenzia che i ruoli del Titolare del trattamento dati personali, il Responsabile e il Responsabile della protezione dei dati personali sono attribuiti alla sig.ra Della Ciana Maria Anna, in qualità di legale rappresentante della stessa.

Qualora nella Ditta siano presenti collaboratori e/o dipendenti, gli stessi saranno ritenuti corresponsabili della segretezza e della protezione dei dati sensibili di cui vengono a conoscenza in ragione della propria attività professionale e delle modalità con cui vengano a conoscenza e trattino informazioni derivanti da clienti e/o fornitori.

Questi ultimi, altresì, saranno anch’essi destinatari delle norme di tutela di cui al presente Regolamento e, pertanto, il Titolare e le altre figure responsabili dovranno predisporre idonei strumenti per il trattamento e la protezione dei dati personali sensibili relativi agli stessi.

Allo scopo, si dà atto che l'unico collaboratore occasionale che viene in contatto coi dati sensibili dei clienti è il sig. Bruno Baci, il quale, in virtù della propria qualifica professionale, è perfettamente consapevole delle modalità con cui operare il trattamento dei dati sensibili raccolti.

Art. 4 Formazione e aggiornamento.

La Ditta si impegna, in primis nella persona del suo titolare, e per i propri collaboratori/dipendenti, a predisporre appositi seminari di studio in materia di privacy e conservazione e protezione dei dati personali e sensibili.

Tale formazione avrà carattere continuativo, in quanto è prevista la predisposizione di un seminario di aggiornamento almeno a cadenza annuale.

Art. 5 – Soggetti Passivi (Destinatari) del Trattamento Dati Sensibili.

Sono definiti destinatari e/o soggetti passivi del trattamento di dati sensibili tutte le persone fisiche e/o giuridiche, nonché i fornitori ed i collaboratori/dipendenti, con i quali la Ditta entri in contatto, in ragione della propria esistenza e dello svolgimento della propria attività imprenditoriale.

Degli stessi verrà data contezza in apposito Registro per il Trattamento dei Dati Personali, il quale dovrà essere articolato nelle seguenti sezioni: persone fisiche, persone giuridiche, fornitori, collaboratori e/o dipendenti.

Art. 6 – Informativa.

Al momento della prima raccolta dati in seno alla Ditta, il Titolare/Responsabile dovrà immediatamente informare il destinatario:

-dello scopo per il quale i dati vengono raccolti;

-delle modalità con le quali i predetti dati saranno archiviati e protetti;

-del nominativo del soggetto responsabile del trattamento dei dati personali, nonché del soggetto responsabile della protezione degli stessi;

-dei diritti spettanti ai destinatari del trattamento dei dati sensibili che beneficeranno delle attività professionali che la Ditta svolge.

Dopo aver adeguatamente informato il destinatario del trattamento, il Titolare/Responsabile provvederà a raccogliere, in forma scritta, il consenso di quest’ultimo al trattamento dei propri dati personali.

-Il Titolare del trattamento è il soggetto che si occupa di redarre sua la responsabilità in merito alla valutazione del rischio e all’organizzazione di strumenti e procedure idonei a tutelare i diritti delle persone di cui vengono trattati i dati personali e resta in capo al Titolare l’onere di provare di aver adottato misure organizzative e tecniche coerenti con le prescrizioni del c.d. GDPR, anche con riferimento alla verifica del funzionamento delle misure di sicurezza adottate. Si rende pertanto opportuno tenere traccia delle modalità di trattamento dei dati attraverso la predisposizione del relativo Registro;

-Il Responsabile del trattamento dei dati è, invece, la persona incaricata dal Titolare del trattamento dei dati di:

- trattare i dati;

- supervisionare il trattamento dei dati da parte dei soggetti autorizzati;

- implementare le misure di sicurezza;

- tenere il Registro dei trattamenti svolti sotto la propria responsabilità. L’obbligo non

sussiste per le organizzazioni con meno di 250 dipendenti, salvo che il trattamento

dei dati possa presentare un rischio per i diritti e le libertà dell'interessato, non sia

occasionale o includa il trattamento di dati “sensibili” o giudiziari;

- designare il Responsabile della protezione dei dati (RPD-DPO) quando obbligati o

quando ritenuto opportuno conferire tale incarico.

L’incarico di Responsabile deve essere attribuito con un contratto/lettera di incarico ad una

persona che presenti “garanzie sufficienti, in particolare in termini di conoscenza

specialistica, affidabilità e risorse, per mettere in atto misure tecniche e organizzative che soddisfino i requisiti del presente regolamento, anche per la sicurezza del trattamento”.

Allo scopo, la Ditta si avvarrà di apposito modulo di informativa pre-impostato, denominato “Informativa privacy Ditta Netiquette di Della Ciana Maria Anna”, allegato al presente Regolamento, a farne parte integrante e sostanziale.(Allegato II);

-Il Responsabile della protezione dei dati (DPRO), infine, si occupa di:

a) informare e fornire consulenza al Titolare del trattamento dei dati o al Responsabile del trattamento dei dati nonché ai collaboratori che eseguono il trattamento de dati in merito agli obblighi introdotti dalla normativa;

b) sorvegliare l’osservanza della normativa in materia;

c) curare la sensibilizzazione e la formazione del personale che partecipa ai trattamenti e alle connesse attività di controllo;

d) fornire, se richiesto e laddove previsto, un parere in merito alla valutazione d’impatto sulla protezione dei dati e sorvegliarne lo svolgimento;

e) cooperare con l’autorità di controllo: a tal fine i suoi dati di contatto dovranno essere comunicati al Garante privacy seguendo la procedura indicata alla pagina https://servizi.gpdp.it/comunicazione-rpd.

Inoltre, al bisogno, potranno essere nominati Incaricati o Delegati dal Titolare e dai Responsabili come figure operative di supporto per il buon andamento delle attività di loro competenza.

Art. 7 – Sistemi di conservazione e protezione.

La Ditta si avvale di sistema cartaceo ed informatico di archiviazione dati.

Archiviazione cartacea. È predisposto idoneo mobile archivio, dotato di dispositivo con serratura, nel quale vengono posizionate, in ordine alfabetico, i fascicoli dei clienti, i contratti coi fornitori e dipendenti. Viene istituita un’apposita sezione privacy, la quale conterrà i seguenti documenti: il presente Regolamento con Allegati, nonché il Registro dei Trattamenti;

Archiviazione informatica. Sul terminale informatico, è predisposta idonea sezione utente denominata “Privacy”, accessibile solo con password aggiornata a cadenza semestrale, contenente:

- la sezione “normativa”, comprensiva di: copia della normativa europea; del D.Lgs. 196/2003, nella sua ultima versione aggiornata; delle Linee Guida del Garante della Privacy; del presente Regolamento con Allegati, nonché del Registro del Trattamento Dati, redatto anche in forma elettronica;

-la sezione “archivio”, con le seguenti sottosezioni: “clienti”; “fornitori”; “collaboratori/dipendenti”.

Per ciascun soggetto destinatario verrà redatta una scheda identificativa con nome, cognome, data e luogo di nascita/costituzione, indirizzo di residenza/ sede legale/operativa, C.F. e/o P.I.V.A., n. di telefono fisso e/o mobile, indirizzo e-mail e/o indirizzo p.e.c., nonché saranno conservate le copie scansionate dei documenti identificativi e/o visure camerali.

I dati reperiti saranno solo ed esclusivamente quelli strettamente necessari allo svolgimento dell'attività professionale per cui la Ditta avrà ottenuto il consenso.

Per le procedure informatiche si dà atto che sarà costantemente attiva, con aggiornamento mensile, la presenza di Anti-Virus e Farewall.

Dei dati archiviati verrà effettuato procedimento di back-up con cadenza mensile.

Si dà atto, inoltre, che il terminale informatico di archivio e procedurale è protetto da specifica password alfanumerica, conosciuta solo dai soggetti autorizzati, da modificare obbligatoriamente ogni tre mesi.

Autorizzati/delegati al trattamento dei dati presenti in archivio saranno solo ed esclusivamente i collaboratori/dipendenti della Ditta.

Il Titolare/Responsabile e quest’ultimi, inoltre, nell’esercizio della propria attività professionale dovranno, infine, tenere conto delle buone pratiche in proposito, dettate dall’ordinaria diligenza del buon padre di famiglia e dalla comune educazione (e.g. accogliere un cliente alla volta, riporre la documentazione di altri soggetti affinché non sia esposta anche solo alla vista di persone non autorizzate, etc.).

Art. 8 Durata della conservazione e protezione.

La conservazione e protezione dati, sono, inoltre, limitate nel tempo: in particolare anni n. dieci dalla chiusura del procedimento, dalla conclusione della prestazione svolta e dall’emissione e/o ricevimento della fattura, ricevuta fiscale e/o quietanza di pagamento.

Art. 9 – Diritti dell'Interessato

L'interessato ha diritto di chiedere al Titolare l’accesso ai dati che lo riguardano, la loro rettifica o la cancellazione, l’integrazione dei dati incompleti, la limitazione del trattamento; di ricevere i dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico; di revocare il consenso eventualmente prestato relativamente al trattamento dei Suoi dati sensibili in qualsiasi momento e opporsi in tutto o in parte, all’utilizzo dei dati; di proporre reclamo all’Autorità, nonché di esercitare gli altri diritti a Lei riconosciuti ai sensi degli artt. 15-22 Regolamento UE n.679/16 e art. 7 D.lgs. 196/03.

Art. 10 - Sanzioni.

Tutti i soggetti che esercitano la propria attività all’interno della Ditta dovranno rispettare le norme di cui ai precedenti articoli, compreso il professionista titolare dell’attività.

Chiunque contravvenga alle predette disposizioni, risponderà nelle relative sedi amministrative, civili e penali degli illeciti commessi.

Qualora il responsabile dell’illecito sia un collaboratore/dipendente, il rapporto professionale potrà essere risolto unilateralmente, senza preavviso e per giusta causa, dal datore di lavoro.

Qualora siano trattati dati senza il consenso dell’interessato, questi potrà informarne il Garante della privacy che potrà applicare una sanzione pecuniaria amministrativa fino a 10 milioni di euro o al 2% del fatturato annuo globale dell'anno precedente (si applica l'importo che risulti superiore). Accanto a questo tipo di responsabilità di natura amministrativa, si può configurare una responsabilità di natura civile (art. 15 D.lgs. 196/2003) che può portare al risarcimento dei danni per l’utilizzo dei dati personali in violazione alla normativa privacy, fino ad arrivare alla responsabilità penale (ex artt. 167 e ss D.lgs. 196/2003) con l’arresto fino a due anni se la Ditta non ha adottato le misure di sicurezza nel trattamento dei dati.

Art. 11 – Disposizioni transitorie e finali.

Per tutto quanto non contenuto nel presente Regolamento, si rimanda alla normativa nazionale, come armonizzata dalla normativa europea, nonché alle linee guida predisposte dal Garante della Privacy in materia, tempo per tempo vigenti.

Art. 12 – Foro competente.

Per ogni controversia relativa alla materia del presente Regolamento, si individua come foro esclusivo quello di Terni.

Fabro, lì 10/06/2021

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